景德镇学院毕业生档案管理办法
景德镇学院毕业生档案管理办法
>> 发布时间: 2019-11-20 08:40:44      阅读次数:       〖关 闭〗    打印

    为了加强毕业生档案管理,逐步实现档案管理工作的程序化、规范化,根据《中华人民共和国档案法》及上级有关文件精神,制定本办法。

一、毕业生档案由校招生就业处统一归口管理。其主要职责是指派专职工作人员负责对学生学籍档案的接收、整理、保管、查找、传递以及毕业生在校期间的各类材料的归档工作。

二、全日制在校毕业生的档案材料包括新生原始档案材料、大学期间的学籍表、毕业生登记表、报到证(副本)及奖惩记录等相关材料,其材料由相关部门在学生毕业前提供。

三、毕业生档案管理人员应具备专业的档案管理知识和保密常识、具有良好的思想品德修养,以保证毕业生档案的原始真实性。

四、毕业生档案管理相关部门职责:

1、招生就业处:做好毕业生档案管理的协调工作(包括档案材料收集、归档整理、寄送的安排和要求等),档案整理归档的培训,报到证及其副本移交各院系,档案寄送,欠费和不能正常毕业的学生档案的整理归档以及遗留问题的处理等。

2、教务处:在毕业班考试结束后一个月内将当年毕业的学生学籍整理归档(包括中学阶段材料、高考信息材料、大学学籍卡、实习小结),按照学生的系别、专业、班级、学号统一排序分专业整理好,向各院系移交。

对不能正常毕业的学生档案,由教务处统一组织补考,补考合格的,于当年的10月份统一汇总移交招生就业处。

     3、各院系:按招生就业工作处的统一安排和要求,及时接收获得正常毕业资格(不包括欠费学生)的毕业生档案及相关材料,分类整理、准确归档(归档材料包括:中学阶段材料、高考信息材料、大学学籍卡、实习小结、奖惩材料、普通高校毕业生登记表、毕业生报到证副本等),袋内材料按括号内排列顺序,封面按此顺序填写目录,根据报到证上的报到单位在封面上注明其生源地所属的省市(如江西省景德镇市),并按安排的时间以院系为单位统一移交到招生就业工作处。

    五、毕业生档案寄送。招生就业处负责毕业生档案的寄送,对寄送的毕业生档案与报到地址要认真组织核对,并根据毕业生生源地接收毕业生的有关政策规定,及时准确地通过机要或快件等方式统一寄送。

   六、毕业生档案的管理。相关部门要加强学生档案的日常管理,保证学生档案完整性,工作人员不得私借、私寄、涂改学生档案。并做好毕业生档案转递的登记工作。毕业生档案随毕业生报到单位转移,不得由学生本人携带,不与学生本人见面,办理了择业代理的毕业生,其档案在代理期内由学院就业部门暂为保管。

档案在转移过程中如出现误差,由招生就业处档案管理人员负责核查和处理,毕业生档案转出后被退回的,查明原因,再行寄发,费用由有过错的一方负责承担。专升本未录取或有报名但未参加考试的毕业生,由学生所在的院系在规定的时间内随就业方案统一报招生就业处,按照正常派谴的规定和程序,办理毕业生档案的转移手续;考取的毕业生凭录取通知书复印件到招生就业处办理档案转移手续。

七、毕业生档案去向查询:毕业生档案的寄发时间原则上应在7月底,去向是根据报到证开出的单位地址,省外毕业生到生源所在地的省、市(自治区)教育厅毕业生就业主管部门或人事厅查询,省内毕业生到生源所在地的设区市教育局毕业生就业主管部门查询。

本办法从公布之日起生效,未尽事宜,由招生就业处负责解释。